採用業務を劇的に効率化させるツール8選

毎日多忙な中で、採用の質も仕事もスピードも求められる。そんなプレッシャーを感じている人事担当者の方も多いのではないでしょうか？
どのポジションで何人をいつまでに採用するかを決め、入社までのフォローを行うまで一貫して行うのが一般的な採用業務です。
今行っている採用業務の中で、効率的に進められる効率化できるフローはないか見直すことが必要になります。
具体的な採用業務の流れや効率化のポイントは以下になります。

ずばり、これらの業務効率化を解決、実現するには、ツールを最大限に活して効率化を図りましょう。
ツールを活用することで、採用業務全般を一元管理できるため業務の手間が省け、面接などのコア業務やほかの仕事に集中することができ、効率化に繋がります。
本記事では、効率化のためのおすすめツールと、その活用メリットについて具体的に解説しています。

事例付き！効率化できるサービス・ツールを活用しよう！

現在、採用業務の効率化に役立つツールが次々と登場しています。採用担当者の負担軽減のために、新着の注目ツールや最新トレンドを交えながら、面接調整など自動でできるものはフル活用していきましょう。
今回は採用フローごとに効率化できるツールをご紹介していきますので是非チェックしてみてください。

採用の過程では、スピードが大変重要になります。
そこで一部業務を自動化させることで、効率化を図り、求職者へのコンテンツを充実させるなど、より自社の魅力をアピールするほうに時間を割くことができたり、他の仕事に専念したりすることができます。
その他、会社説明会やインターンシップをZOOMなどのオンラインで行うことで、採用コスト（時間）も抑えられます。

ツール①母集団形成・応募者対応の効率化ならHRMOS

HRMOSでは、会社で出稿している求人情報を一元管理することでデータの蓄積や分析ができるため、最適な採用手法を見極めることができます。
また、HRMOSは母集団形成にも適したツールです。
売り手市場の現状では、この母集団形成を意識しなければ採用がうまくいかなくなってしまいます。
目標の応募数が来ても、ターゲットとする人材ではなかった場合、採用まで至る数が少なくなりかねません。
HRMOSでは、採用に至らなかった有力候補者にタグを付けられる「タレントプール」という機能があります。
タグで検索し、対象者にメールで一括送信が可能です。
こちらの機能を使うことで、メール送信の手間が省けるので人材採用の効率化に繋がるのでおすすめです。

候補者とのやりとりや面接官との面接日程調整･評価連絡はもちろん、人材紹介会社への一斉連絡までが、複数画面を開かずにハーモス採用一つで行える点も業務効率化には魅力です。
複数の面接官がいる場合も、会議室の予定まで確認し、日程調整がスムーズに行える他、応募者へのメール送信も簡単に行えます。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅採用ターゲットからの応募獲得に悩んでいる企業
✅応募者管理などの効率化をしたい企業
✅面接などのコア業務を効率化したい企業

 ▼HRMOS商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2488/

ツール②採用するべき人材を一目で見極めるならミキワメ（適性検査）

弊社ｂサーチでも取り入れているミキワメについて、解説していきます。
中途・新卒採用に関係なく、適性検査で最も知りたい要素である「企業独自の活躍人材を見抜くこと」に特化しているサービスです。
受験者と似ている社員がわかったり、自社が重要視する適性にマッチしているかわかったりするので、
入社後のミスマッチを解決していくことが可能です。入社後の人材配置や業務分担を行う際にも生かすことができ、その際にも業務の効率化を図ることができるのもポイントです。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅人材配置の質を高めたい企業
✅社員のデータをもとに人事効率を高めたい企業
✅社員について詳しく理解したい企業
✅適正検査を実施したい企業
✅オンライン面接でも人事採用の質を上げたい企業
✅採用コストをできるだけ抑えたい企業

▼ミキワメ商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2494/

ツール③新卒・中途採用を一元管理し、効率化できる唯一のツールsonar ATS（ソナーエーティーエス）

こちらのツールは、「フロー機能」により一目で採用活動の状況を把握できるため、効率的に採用活動を進めることができます。
また、採用目標数値から自社に必要な数値をシミュレーションでき、分析にかける手間を省くことも可能です。
採用ツールが増加する中で、手動によるデータ連携は手間がかかります。sonar　ATSでは、さまざまなツールと、同期作業なしで自動連携できるので効率的です。
応募者への連絡手段としてLINEも利用できるのも大きな強み。LINEのほうが応募者に見てもらいやすいというメリットもあり、一括送信も可能なため業務の効率化が、結果として業務負担の軽減に繋がります。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅面接日調整や選考書類の準備の手間を省きたい企業
✅採用状況の管理やデータ分析を効率的に行いたい企業
✅エージェントとのやり取りを一括管理したい企業
✅新卒・中途を一元管理し採用コストを抑えたい企業

▼sonar ATS商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2701/

ツール④業務の一元化なら採用一括かんりくんが有効的！

採用一括かんりくんでは、母集団の形成・書類整理・面接・調整・説明会企画運営・面談・その他管理業務の効率化など、採用工数を削減し、より効率よく採用活動が行えます。

日程調整やリマインド連絡、選考通知等の煩雑になりがちな応募者や社内の採用関係者への連絡を自動化可能な、採用オペレーション業務の自動化システムや、採用進捗の可視化によりやるべき業務が一目でわかる進捗確認業務の自動化システム、履歴書・エントリーシートなどの候補者情報や評価シート・アンケートなどの評価情報、選考に関わるコミュニケーションの履歴等が集約可能な、候補者データの集約システムが備わっています。

採用活動を便利にするためにLINE＠を活用することで、コミュニケーションがスムーズになります。
これにより返信率や参加率もアップするでしょう。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅応募者の反応率アップをしたい企業
✅各種採用サイトと連携しながら、効率よく応募を集めたい企業
✅採用業務の効率化に追い付いていない企業
✅選考離脱や内定辞退率に悩む企業

▼採用一括かんりくん商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2500/

ツール⑤進捗管理・歩留まり改善・業務効率化ならアクセスオンラインキャリア（ALOC）

さまざまなルートからの応募を、1つのシステムで一元管理できます。応募者が行った予約などはすべて自動でシステムに反映されるため、常にリアルタイムで把握することが可能です。
複数の求人媒体を利用していた場合、重複した応募者に連絡してしまったというケースも少なくありません。
アクセスオンラインキャリアでは、複数媒体での連携が可能なため同じ方へ連絡してしまうという無駄を省くことができます。
その他、メールご送信防止機能によるメール送付時のチェック作業の負担軽減や、面接評価入力を端末上で入力することで面接終了後のスピーディーな合否連絡を実現可能といったメリットもあります。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅マイナビを利用して採用活動を行っている企業
✅面接官やリクルーターがシステムを使う会社
✅採用業務以外を兼務している企業

 ▼アクセスオンラインキャリア商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2498/

ツール⑥ミスマッチ激減の面接をするならインタビューメーカー

インタビューメーカーは、スマホのアプリからだけでなくブラウザも対応可能なためPC、ipadなどを使って行うことができ、だれとでもすぐにカメラ有りのオンラインで面接できる方法です。
また、24時間いつでも録画受付が可能で、動画で求職者の回答を確認し、評価することができます。
その他、最大200～1,000名参加可能になっており、まとめて資料共有と説明会ができるので、新卒説明会や社内広報にも活用でき、場所を選ばずに行うことができます。
応募者のことをきちんと知った上で判断ができるようになるため、より採用活動がスムーズになります。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅応募者のことをしっかり知った上で採用したい企業
✅面接工数を削減したい企業
✅面接に付随する業務を効率化したい企業

 ▼インタビューメーカー商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2524/

ツール⑦オンライン面接にはZOOM

コロナ禍を通じて導入する企業も増えたのではないでしょうか。Web面接ツールとしてzoomを活用している企業は85.7%にものぼります。
最大49人の映像を画面に映すことができ、最大参加人数は1,000人のため、大規模な説明会を実施可能です。
応募者・企業側共に移動時間などの短縮に繋がるため効率化になるでしょう。
会場予約や設置といった手間も省けるのもメリットといえます。面接実施率も増加し、本来面接できるはずだった優秀な人材との接触も増えるため導入して損はない面接方法です。利用者からの評価も高いです。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅ 無料で採用の見直しを行いたい企業
✅ 多くの利用者が使い慣れているものを利用したい
✅人気職種で応募数が多い企業

 ▼zoom公式サイトはこちら
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

ツール⑧戦略立案～目標達成までを見直し！プロに任せるならｂサーチの採善策　（採用代行RPOサービス）

採用業務の一部、もしくは全体の採用活動を専門業者に委託する外部委託（RPO）の活用も検討すると良いでしょう。採用業務の外部委託により、自社で行う業務を大幅に削減できるため効率化を図れます。

採用戦略の立案から採用目標達成まで、すべての採用業務を幅広く代行するため人事担当者の負担は激減します。
スカウトメールの見直しや文面作成、毎日の配信、頻繁な再送信、面接設定までの運用設定など時間と労力がとられてしまう業務を、ｂサーチでは一括管理が可能です！

ｂサーチは最新の媒体～取り扱い商品数100種類以上の求人特化型総合広告代理店です。
採用戦略の立案から採用、自社で活躍する人材獲得までの採用目標達成など採用に関連するさまざまな対応をノンストップでサポートします。
企業様の抱える課題や目標をしっかりヒアリングし、最適な媒体を企業に合った理由も含めて一緒に選定していきます。
募集する職種の仕事内容を詳しく取材し、応募の集まる原稿をプロが作成し、求人掲載後も継続的に効果測定、分析を行い、運用に関するアドバイスを絶えず行っていきます。

▼こんな企業には、導入がおすすめ
✅ 採用コスト（時間・手間・費用）を削減したい企業
✅ 入社後のミスマッチを防ぎたい企業
✅採用戦略～入社まで一貫して行ってほしい企業
✅長期的に採用活動をおこないたい

▼ｂサーチ公式サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/

事前準備を行う、効率化を図ろう！

採用効率化のためには、最新のツールを活用するのが効率化にいちばん効果的です。効率化できる部分は任せるなどで会社内で統一し、時間をかけるべき工程に時間を割いて効率化をしていきましょう。
会社全体や募集ポジションに対して、どのような方向性で取り組んでいくのか、どのような成果を目指すのかといった内容を明らかにすることや、効率のよい母集団形成のためにターゲット設定を明確にすることなどがそれに当たります。

準備不足は選考の遅れやミスマッチを引き起こし、コストの増大にもつながります。採用活動を効率化するためには、事前準備の質が成果を大きく左右します。明確な目的設定と情報の整備が、採用の成功につながる第一歩です。

必要な採用の知識をリサーチする

採用活動には、さまざまな法令が関わってきます。（労働基準法、男女雇用機会均等法、職場安定法、雇用対策法など）募集条件の設定や求人情報の記載を行う際、法的に避けたい表現なども発生してきます。必要な知識は押さえておくと、時間も有効に活用でき、効率化を図れます。

また、採用計画立案や人材用件設定を行うためには、自社の募集職種に関する理解も必要不可欠になってくるでしょう。職種の理解を深めておくと、書類選考を進めやすくなっていきます。

事業計画を明らかにする

会社全体や募集ポジションに対して、どのような方向性で取り組んでいくのか、どのような成果を目指すのかといった事業計画内容を明らかにします。人事部門で採用計画を立てる場合、現場内の状況を代表や経営陣含めて確認したうえで、自社の事業を一緒に実現してくれる人を確保しながら、考えていきましょう。

会社のビジョンに共感してくれる人材であれば、早期退職のリスクを避けるといった点でも採用に関するメリットにも繋がりますし、今後の活躍に期待ができる理由になります。

採用ターゲット・人数を明らかにする

ターゲット設定がうまくいくと、効率よく母集団形成ができ、求人掲載費用などのコストを抑えることも可能になります。設定することで、ターゲットに合ったチャネルに絞って採用広報ができるなど的確な対応ができます。

採用ターゲットがどのような媒体に多く登録しているかを把握することができれば、その採用媒体に注力して導入・運用も可能なため、運用が効率化していきます。その結果、質の高い母集団形成ができます。

例えば、業務効率化によって採用担当者の時間外労働が減ることで、人件費を削減できるということです。1人あたりの採用にかかる工数や時間も短縮するため、担当者の余剰時間の確保に繋がるといったメリットとして考えると良いでしょう。

効率化によって削減したコストは、採用活動に充てられます。採用戦略の立案、計画の見直しをすることでより優秀な人材を確保するための基盤をつくれます。

面接をする候補者を絞り、効率化を目指して選考を進める

書類選考を行う目的は、応募者をふるい分け、選別して面接にすすめる人材を事前に見極めることです。

「全く対象外の応募者を選考から外す」企業もいれば、「採用できそうな人材のみ面接しないことを踏まえて選考で絞る」といったように、応募者を絞り込む方法は企業によって異なります。

企業の知名度が高い場合や人気の職種などの際には、中途・新卒関係なく数多くの応募が想定されるため選考業務を効率化するために書類選考を実施していくと良いでしょう。

上記の様に、応募が殺到する場合でなくとも、時間や工数、費用をかけて採用活動を行っていることで、労力に見合う人材をふるいにかけるという意味を持たせることでも書類選考は重要な採用の材料です。

書類選考を実施する場合のポイントは、「書類選考の担当者と面接官の目線を合わせながら行うこと」「判断基準をすり合わせて相違が内容にすすめること」です。

面接をする際の評価シートのフォーマットを作成し、評価基準を統一することで、効率化を図ることができます。評価基準のあいまいになってしまい、情報共有や結論を出すのに無駄な時間を削減していきましょう。

面接の工数・選考プロセスを減らす

面接日程の調整に苦労する人事担当者は少なくありません。
自社の選考中に他社からの内定をもらい辞退されるケースが多いといったことがある場合は、面接の回数を見直すと良いでしょう。
面接回数が減っても質の高いものにするために、1次面接をWeb面接に変え、応募者の人物像や組織との相性チェックし、数値化して予測することができる適性検査を活用している企業も多くあります。
自社が求める人材とのミスマッチも防げるので、効率的な採用に繋がります。

面接の回数をどうしても見直すことができない会社の場合は、面接代行を利用し、面接担当者の業務の一部を委託することで効率化でき、工数の削減が可能ですので依頼を視野に入れても良いでしょう。面接代行では経験豊富な面接官に、実際の面接を代行してもらえるというサービスです。事前に採用条件に関するすり合わせも行うため、「自社に合わない人材を採用された」といった問題も起きにくいのが特徴です。

ただし、1次面接のみを依頼するのが一般的となっており、2次面接や最終面接は自社で対応するケースが多いです。

内定の評価基準を定める

評価基準を明確にすると、合否の判定がスムーズになります。
基準は人柄・経歴などさまざまですが、複数採用担当者がいる場合は特に、事前に具体的な基準を見直し、すり合わせておきましょう。
スキルや資格など第三者が見て分かりやすいものもありますが、人柄や熱意など相手によって捉え方が異なるものこそ、具体的な基準を定めて効率化して行けると良いでしょう。

適切な採用基準を決められたと思っていても、意外と重要な項目を見落としていることは少なくありません。自社とのマッチングを見極めるためにも、次の3つは全て押さえておくと効率的です。

①スキル
いくら企業風土に合っていて、熱意のある人材でも必須スキルを身に付けていなければ入社後の活躍は見込めません。ただし、理想が高すぎると選考通過率が大きく下がってしまう恐れがあるため、スキルに関する採用基準は必要最低限のレベルに留めておきましょう。

②パーソナリティ
「コミュニケーション能力はあるか」「価値観は企業理念とマッチしているか」「今後の活躍が見込める行動特性・資質はあるか」の3つです。優秀な社員と似た行動特性を持つ人材は、入社後に活躍する可能性が高く、自社にマッチした人材と言えるでしょう。

③志望度
いくらスキルやパーソナリティを満たしていても、入社への熱意が感じられない場合は、内定辞退や早期退職となる恐れも考えられます。志望動機は明確化、自社のネガティブな部分も理解したうえで入社を希望しているのか確認することで、企業理解度と志望動機を同時に見極めていきましょう。

求人広告代理店をチェックし、課題解決を行う

弊社ｂサーチでは、中途・新卒採用まで100種類以上の取り扱い媒体の中から、企業様の採用成功に最も適したプランをご提案し採用の効率化をお手伝いをしています。このように採用のプロにお任せすることで自社の工数を削減し、他の業務に注力することができるでしょう。業務負担を軽減しながら採用の質を維持し、応募数の向上や効率化も見込めます。

また、代理店へ依頼することで求人掲載の契約を一括にまとめることができるので、採用業務を効率化しやすくなります。複数の媒体へ依頼した場合、やり取りが複数発生するため少々手間に感じる担当者も少なくありません。代理店へ依頼すると、効率化し、複数の媒体に掲載可能になります。

【採用　効率化】まとめ

いかがでしたでしょうか。

本記記事では、採用を効率化させるための改善策をご紹介させていただきました。

採用管理システムは、フロー図や応募者とのやり取りなどを可視化することで圧倒的な効率化が可能なシステムです。
自社の採用活動において、どの工程に時間が効率化できるのか見極め、適したツールを活用していきましょう。

株式会社ｂサーチでは、採用成功のためにヒアリングからペルソナモデル設定、採用の基礎である原稿作成からその後の効果まで一緒に伴走させていただいております。

採用に関するノウハウはもちろん、採用業務を効率化させるためにぜひ株式会社ｂサーチをご活用ください。