退職代行を使われたら？とるべき対応や確認ポイントを解説

従業員による退職代行サービスの利用は、近年増加傾向にあります。
企業担当者として突然連絡を受けた場合、戸惑うかもしれませんが、冷静な対応が求められます。
代行業者の運営元によって企業の対応方法も変わるため、まずはその仕組みを理解しておくことが不可欠です。
本記事では、退職代行の基本的な仕組みから、企業側が確認すべき事項、法的な注意点、そして具体的な対応手順までを詳しく解説します。

従業員と企業、双方にとって円滑な退職手続きを進めるための参考にしてください。

そもそも退職代行とは？基本的な仕組みを解説

退職代行とは、従業員本人に代わり、勤務先へ退職の意思を伝達するサービスです。
費用をかけてまで利用する意義を疑問に思うかもしれませんが、自ら退職を申し出ることが困難な状況に置かれている従業員は少なくありません。
例えば、上司からの強い引き止めに遭う、退職を言い出しにくい職場の雰囲気があるなど、会社との直接的なコミュニケーションが大きな精神的負担となっている場合に利用されます。
こうした従業員にとって、退職代行は円満な退職を実現するための有効な手段となり得ます。

退職代行サービスの運営元は3種類

退職代行サービスを提供する事業者の運営元は、主に「弁護士事務所」「労働組合」「民間企業」の3つに分類されます。
企業側が適切な対応をとるためには、まず連絡してきた代行業者がどの形態に該当するのかを把握することが重要です。
なぜなら、運営元によって法的に許可されている業務範囲が大きく異なるからです。
意思伝達のみ可能な業者もあれば、未払い賃金の請求といった交渉まで行える業者も存在します。
この違いを理解せずに対応すると、意図せず非弁行為に加担してしまったり、無用なトラブルを招いたりする可能性があります。

弁護士事務所：法律の専門家として交渉まで対応

弁護士または弁護士法人が運営する退職代行は、法律の専門家として最も広範な業務に対応できるのが特徴です。
単に退職の意思を伝えるだけでなく、有給休暇の消化や退職日の調整、未払い残業代や退職金の請求といった交渉事を法的に代理する権限を持っています。
さらに、ハラスメントが原因での損害賠償請求など、法的な紛争に発展する可能性がある複雑なケースにおいても、訴訟代理を含めた包括的なサポートを提供可能です。
費用は他の形態に比べて高額になる傾向がありますが、法的なトラブルを抱えている従業員にとって、最も確実性の高い選択肢といえます。

労働組合：団体交渉権をもって会社と話し合える

労働組合が運営主体となる退職代行サービスは、憲法で保障された団体交渉権を背景に、会社と退職に関する話し合いを行える点が特徴です。
これにより、退職日の調整、未消化の有給休暇の取得、未払い賃金の支払いといった退職条件についての交渉が可能です。
弁護士に依頼するほどの費用はかけられないものの、単なる意思伝達だけでは不安が残る場合に適しています。
ただし、弁護士とは異なり、損害賠償請求の代理や訴訟対応といった法律事務は行えません。
そのため、民間企業と弁護士事務所の中間的な位置づけのサービスとして利用されています。

民間企業：退職の意思を伝える役割に特化

一般の株式会社などが運営する退職代行サービスは、弁護士資格を持たないため、その業務範囲は法的に厳しく制限されています。
主な役割は、従業員の退職意思を会社に伝える「使者」としての機能に限られます。
退職日の調整や有給休暇の取得に関する交渉、未払い賃金の請求といった行為は、弁護士法で禁止されている「非弁行為」に該当するため、一切行えません。
費用は他の形態と比較して安価な場合が多いですが、サービス内容が限定的であることを理解しておく必要があります。
会社との間に交渉事項がなく、単純に退職の意思を伝えること自体が困難な場合に利用される形態です。

退職代行から連絡が来た！会社側がやるべき5つのステップ

実際に退職代行業者から連絡を受けた場合、企業は慌てずに対応を進めることが肝心です。
突然の連絡に感情的になることなく、法的なルールと社内規定に則って事務処理を行う必要があります。
まずは連絡してきた業者の身元を確認し、従業員本人の意思を確かめた上で、退職手続きを完了させるまでの一連の流れを、具体的な5つのステップに分けて解説します。
この手順を踏むことで、トラブルを未然に防ぎ、円滑に手続きを進めることが可能です。

それでは解説していきます。

STEP1：連絡してきた代行業者の身元を確認する

退職代行から連絡を受けたら、最初に行うべきは連絡主の正確な情報確認です。
まず、代行業者の正式名称、所在地、連絡先、担当者名を記録します。
そして、どの従業員の退職に関する連絡なのかを明確にしましょう。
次に、その業者が従業員本人から正式な委任を受けているかを確認することが、後のトラブルを避ける上で極めて重要です。
可能であれば、本人からの委任状の写しをメールやFAXで送付するよう求めます。
電話で連絡があった際はその場で即決せず、依頼内容の詳細を改めて文書で送ってもらうよう依頼するのが賢明です。
これにより、情報を正確に把握し、社内で落ち着いて対応を検討する時間を確保できます。

STEP2：従業員本人が依頼したのかを確かめる

代行業者の身元が確認できたら、次はその依頼が従業員本人の明確な意思に基づくものであるかを確かめます。
最も確実な方法は、代行業者を通じて従業員本人に退職届を提出してもらうことです。
このプロセスにおいて、従業員本人へ直接電話をかけたり、メールを送ったりする行為は慎重に行うべきです。
退職代行を利用する従業員の多くは、会社との直接的なコミュニケーションを避けたいと考えています。
会社側からの不用意な接触は、新たなトラブルや不信感を生む原因となりかねません。
退職理由を執拗に尋ねることも控えるのが賢明ですが、ハラスメントなどが疑われる場合は慎重な事実確認が求められます。

STEP3：退職届を正式に提出してもらう

従業員本人の退職意思が確認できたら、代行業者を介して正式な退職届を提出してもらいます。
このやり取りも、後の証拠となるよう書面（郵送やPDFデータのメール送付）で行うことが望ましいです。
退職届を受理するにあたり、退職日を確定させます。
民法では退職の意思表示から2週間で雇用契約は終了しますが、就業規則の定めも確認しつつ、双方の合意で退職日を決定するのが一般的です。
同時に、社会保険の資格喪失手続きや離職票、源泉徴収票の準備といった事務手続きを開始します。
未消化の有給休暇が残っている場合は、本人の希望を聞き、退職日までに消化できるよう調整します。

STEP4：貸与品（PC・社員証など）の返却を依頼する

従業員に貸与していた物品の返却手続きを進めます。
業務用PCやスマートフォン、社員証、制服、健康保険証など、会社が所有権を持つすべての貸与品についてリストアップし、返却を依頼してください。
退職代行を利用するケースでは、従業員本人が直接会社に持参することは考えにくいため、郵送や宅配便での返送を案内するのが現実的な対応です。
返却期日を明確に伝え、返送にかかる費用をどちらが負担するのかについても事前に取り決めておくと、後のトラブルを防げます。
貸与品の返却が完了するまで給与の支払いを停止する、といった対応は賃金全額払いの原則に反するため、行わないように注意が必要です。

STEP5：離職票発行などの退職手続きを進める

退職届が正式に受理され、退職日が確定したら、速やかに各種の事務手続きを完了させます。
社会保険および雇用保険の資格喪失手続きを行い、従業員が希望する場合には離職票を発行します。
所得税の年末調整に必要となる源泉徴収票は、退職日から1ヶ月以内に交付する義務があります。
これらの書類は従業員の転職活動や失業給付の受給に不可欠なものであるため、遅滞なく正確に処理しなくてはなりません。
手続きがすべて完了した際には、その旨を代行業者を通じて本人に通知します。
重要書類は記録が残る方法で郵送するのが確実です。

退職代行への対応でトラブルを避けるための注意点

退職代行サービスを利用された際の対応では、法的なリスクや紛争を回避するための注意点がいくつか存在します。
感情的な対応は禁物であり、あくまで法律や就業規則に則って冷静に手続きを進める姿勢が求められます。
従業員本人への直接連絡の是非、連絡してきた代行業者の権限の範囲、未消化の有給休暇の扱いなど、誤った対応が企業にとって不利益な結果を招く可能性があるポイントを理解しておく必要があります。

それでは解説していきます。

従業員本人への直接連絡は慎重に行う

従業員が退職代行サービスを利用している場合、その背景には「会社と直接話したくない」という強い意思があることを理解すべきです。
したがって、原則としてすべての連絡は代行業者を通じて行うのが適切です。
業務の引き継ぎなどでどうしても本人との連絡が必要な場合でも、まずは代行業者にその必要性を伝え、許可を得るなどの配慮が求められます。
特に、退職の意思を覆させようとする説得や、退職理由を問いただすための連絡は、相手にプレッシャーを与える行為とみなされ、ハラスメントに該当するリスクがあります。
連絡は必要最小限の事務的な内容に留め、慎重な対応を心掛けましょう。

感情的な説得や嫌がらせは絶対にしてはいけない

退職代行を使われたことに対し、裏切りと捉えたり、礼儀を欠いていると感じたりするかもしれませんが、感情的な言動は厳に慎むべきです。
退職の申し出を妨害するような行為や嫌がらせは、パワーハラスメントや退職妨害と判断され、法的なトラブルに発展しかねません。
例えば、懲戒解雇をちらつかせる、不当に高額な損害賠償を請求すると示唆する、正当な理由なく離職票の発行を遅らせるなどの行為は絶対に行わないでください。
こうした対応は、企業のコンプライアンス意識を問われるだけでなく、SNSなどで拡散されれば企業の社会的信用を大きく損なう結果を招きます。

民間企業の代行業者とは退職条件の交渉はできない

連絡してきた代行業者が弁護士資格を持たない民間企業である場合、その業者が法的に行える業務は「退職意思の伝達」という事実行為のみです。
退職日の調整や有給休暇の取得、未払い賃金の支払いといった金銭や権利に関する「交渉」を民間業者が行うことは、弁護士法第72条で禁止されている非弁行為に該当します。
もし民間企業の担当者から交渉を持ちかけられた場合、企業側はそれに応じる義務はなく、むしろ応じるべきではありません。
非弁行為によってなされた合意は、後から無効となる可能性があるため、交渉事については従業員本人か、その代理人である弁護士と直接行う必要がある旨を明確に伝えましょう。

未消化の有給休暇は法律に沿って処理する

従業員から退職代行を通じて、残っている年次有給休暇をすべて消化したいという申し出があった場合、企業は原則としてこれを拒否できません。
労働基準法で定められた労働者の権利であり、企業側には従業員に有給休暇を取得させる義務があります。
引き継ぎが完了していないことを理由に取得を拒むことは、違法と判断される可能性が高いです。
退職日が確定している場合、企業が持つ時季変更権の行使も、代替日がないため事実上不可能です。
したがって、退職日までの勤務日に有給休暇を充当する形で、法律に則って適切に処理しなくてはなりません。

なぜ従業員は退職代行を選んだのか？考えられる原因

従業員が退職代行という手段を選んだ事実を、企業は重く受け止める必要があります。
これは単に一人の従業員が退職するという事象ではなく、自社の職場環境に何らかの問題が潜んでいる可能性を示唆するシグナルだからです。
なぜ従業員は直接退職を申し出ることができなかったのか、その背景にある原因を考察することは、今後の組織改善と人材定着に向けた重要な第一歩となります。
考えられる主な原因を分析し、再発防止策を検討する材料にしましょう。

それでは解説していきます。

退職を切り出しにくい職場の雰囲気

従業員が退職を言い出せない背景には、組織全体の風土が関係していることが少なくありません。
例えば、慢性的な人手不足で常に業務が逼迫している、過去に退職した人に対して上司や同僚が否定的な態度をとっていた、といった環境では、従業員は「辞めたい」と言い出すことに強い罪悪感や恐怖心を抱きます。
上司が日常的に高圧的な言動をとるなど、心理的安全性が低い職場も同様です。
このような雰囲気の中では、退職という重要な決断に関する対話が機能せず、従業員は外部のサービスに頼らざるを得ない状況に追い込まれてしまいます。

上司による強い引き止めへの懸念

過去に退職を申し出た同僚が、上司から執拗な引き止めに遭っていた事例を見聞きしていると、従業員は正規の退職手続きを踏むことを躊躇します。
「君が辞めたら部署が成り立たない」「後任が決まるまで待つのが筋だ」といった、会社の都合を一方的に押し付ける慰留は、従業員にとって大きな精神的負担です。
退職は労働者に認められた権利であり、度を越した引き止めは違法な在職強要と見なされることもあります。
特に業務が特定の人に集中し、属人化が進んでいる職場ではこうした問題が起こりやすく、従業員が円満な退職を諦め、退職代行を選ぶ一因となっています。

ハラスメントなど人間関係の悪化

職場におけるパワーハラスメントやセクシャルハラスメント、いじめなどの存在は、退職代行利用の深刻な背景となり得ます。
被害者である従業員にとって、加害者である上司や同僚と顔を合わせることなく退職手続きを進めたいと考えるのは当然の心理です。
特に、加害者が直属の上司である場合、退職の意思を伝える行為自体が極めて困難になります。
また、社内の相談窓口に訴えても適切な対応がなされなかったという経緯があれば、会社そのものへの不信感から、外部の代行業者に依頼するしか選択肢が残されていないケースも考えられます。
心身ともに疲弊し、自ら行動する気力を失っている場合も少なくありません。

未払い給与や有給消化の請求が目的

退職の意思伝達と同時に、未払い残業代の請求や有給休暇の完全消化といった具体的な要求があった場合、これらが退職代行利用の主目的である可能性が考えられます。
サービス残業が常態化していたり、有給休暇の取得が事実上困難であったりする職場環境では、従業員は正当な権利を主張するために、交渉力を持つ代理人を立てることを選択します。
個人で会社に請求しても真摯に対応してもらえない、あるいは不利益な扱いを受けることを懸念し、特に弁護士や労働組合が運営する代行サービスに依頼するケースが多く見られます。
これは、労働環境に関するコンプライアンス体制に問題があることを示唆しています。

今後退職代行を使われないための職場環境づくり

従業員に退職代行を利用されたという事実は、企業にとって職場環境や労務管理のあり方を見直すための重要な契機です。
同様の事態の再発を防ぐためには、表面的な対応に終始するのではなく、なぜ従業員が直接対話を避けたのかという根本原因に目を向け、解決に取り組む姿勢が不可欠です。
従業員一人ひとりが安心して働き、キャリアや処遇についてオープンに話せるような環境を構築することが、最終的には企業の持続的な成長と人材の定着に結びつきます。

従業員が気軽に相談できる窓口を設置する

従業員が退職を決意する前に、業務上の悩みや人間関係のトラブル、キャリアに関する不安などを安心して打ち明けられる仕組みを整備することが、再発防止の鍵となります。
直属の上司には相談しにくい内容もあるため、人事部やコンプライアンス部門が担当する社内相談窓口や、匿名性を確保できる第三者機関による外部相談窓口（EAP）の設置が有効です。
その際、相談者のプライバシーを保護し、相談したことでいかなる不利益も受けないことを社内に周知徹底させます。
こうしたセーフティネットを機能させることで、問題が深刻化する前に対処し、従業員の孤立を防ぐことができます。

まとめ

退職代行業者から連絡を受けた場合、企業はまず冷静に連絡主の身元と権限を確認し、法律と社内規定に則って淡々と退職手続きを進める必要があります。
感情的な対応や退職を妨害する行為は、新たな法的トラブルを招くため厳に慎むべきです。
そして、手続きを進める一方で、なぜ従業員がその手段を選ばざるを得なかったのか、その背景にある職場環境の問題点を分析することが極めて重要です。
この出来事を組織改善の機会と捉え、従業員が安心して意見を言える風通しの良い職場づくりに取り組むことが、将来的な人材流出を防ぎ、企業の健全な発展を支えます。

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