「採用工数を削減したい」このような悩みはありませんか。
今回は、そのようなお悩みや課題を解決する具体的な方法を現場のプロが解説します。
1.【採用工数を削減する方法①】母集団形成の見直しを行う
1-1.他部署へヒアリングを行い、基準や課題を明確化する
1-2.成功への近道！ペルソナ設定を行う
1-3.手法を決定するポイントを解説
2.【採用工数を削減する方法②】時代の流れはオンライン選考！コスト削減にも効果的
2-1.Zoom（ズーム）
2-2.Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
3.【採用工数を削減する方法③】業務効率化が難しい業務も、ツール導入で可能にする
3-1.ジョブカン採用管理
3-2.PRaiO
3-3.採用一括かんりくん
4.【採用工数を削減する方法④】代行を活用し業務の効率化と質を高める
4-1.株式会社bサーチ
4-2.株式会社ネオキャリア
4-3.株式会社ONE
5.まとめ
目次
【採用工数を削減する方法①】母集団形成の見直しを行う
1つ目は母集団形成の見直しを行うことです。
母集団とは、自社の求人に応募する求職者の数を指します。「応募者数が多い方が採用成功に繋がる」と認識している企業が多いですが、実は応募者の数だけではなく、応募者の“質”も重要です。応募が多く来ても、企業の求める基準とマッチしなかったり、せっかく内定を出しても選考辞退が多かったりしては採用活動の意味がありません。そのため、改めて母集団形成の見直しを行い、今後の採用計画の流れを明確化にし、採用工数の削減を実現しましょう。
他部署へヒアリングを行い、基準や課題を明確化する
母集団形成の見直しの際に、まず始めに行うべきことは採用計画を立てることです。
「採用計画」と聞くと人事部が主となって行うもの、と考える方が多いのではないでしょうか。しかし実際は人事部内のみで完結できることではありません。理由は、他部署が抱えている悩みや課題などのヒアリングを行うことで、会社全体の状況を把握することができ、採用計画を立てやすくなるからです。下記、ヒアリング情報の具体例です。
・営業部にて欠員がでているため、早急に2名の人員が欲しい
・経理にて、ExcelやWordなどPC操作に強い人材が1名でいいので欲しい
・事業拡大のため、150万円以内の予算1年間で5人採用したい
・新卒を7名、中途を年間15名採用したい
このように、他部署へヒアリングを行った後は収集した情報や会社の事業戦略に基づき、どの部署で早急に人員が必要であるか、どのような人材が欲しいかなどを具体的にまとめていきます。
具体的に情報をまとめることで、各部署や会社全体の課題が明確化されるため、人事担当が今優先するべきことや今後の長期的な採用計画の流れが明確になります。
採用計画を立てる際に、人事部内のみで完結している場合は、他部署へのヒアリングも行ってみましょう。
成功への近道！ペルソナ設定を行う
採用計画が具体的になったら、次はペルソナ設定を行うことをおすすめします。
ペルソナ設定とは、ターゲットの性別や年齢、職業、家族構成、居住地などといった特性や、性格、価値観、不満に思っていることなどといったパーソナリティな部分をより細かく設定することです。「ペルソナの設定は難しいのではないか…」と、不安に感じる企業もいるかもしれません。しかし、うまく設定をすることで下記のようなメリットが期待できます。
・自社によりマッチした人材を採用することができる
・どのような採用手法を用いると効果的かが分かる
・採用後のミスマッチや早期離職を防ぐことができる
さらに、ペルソナを設定を行うことで、人事部内で「どのような人材を求めているのか」という認識を統一することができ、採用活動全体の質を向上させることにもつながります。さらに、求人広告や採用ページの内容をターゲットに合わせて最適化できるため、応募者からの共感を得やすくなり、より多くの魅力的な人材を引き寄せることが可能になります。
以下、初めてペルソナ設定をする方でも分かりやすいテンプレートの一例をご紹介します。
▼採用ペルソナテンプレート（コピペでご利用できます。）
【デモグラフィック】
※デモグラフィックとは：性別、年齢、居住地域、所得、職業、家族構成など人口統計学的な属性の総称
性別：
年齢：
地域：
未既婚：
年収：
【追加候補項目】
趣味：
部活やサークル：
家族構成：
性格（価値観や人柄）：
経験や資格：
応募企業に求めるもの：
【人物像】
鮮明に人物像がイメージできるまで。人生／ライフスタイル／価値観／悩み／願望etc…
（例）東京のIT会社の営業部に勤めている。最近5年付き合った彼女と結婚した。来年に式を挙げる予定であるため、今は式の準備が忙しいが、とても幸せな新婚生活を送っている。土日祝日が休みであり、休日は妻と出かけたり、中学から仲の良い友達が隣の駅に住んでいるためよく会ったりしている。
プライベートはとても充実しているが、最近はずっと転職をしたいと考えている。自分の強みをより活かせる仕事や、より興味を持てる仕事に挑戦したいため、転職サイトで自分がより活躍できる会社はないかと調べ始めた。
自社のスタイルに合わせて、上記テンプレートから必要のない項目は削除、または追加したい項目があれば調整してOKです。
ペルソナ設定が完成した時には、採用計画が今よりも具体的になります。「誰を採るのか」が明確になることで、理想の人材との出会いがぐっと近づき、採用工数の削減にもつながります。
ペルソナの有無が採用の成否を左右する重要なプロセスであると言っても過言ではないため、まだ設定をしていない企業は、今すぐに取り組んでみましょう。
以下の記事にてペルソナ設定の重要性や、設定事例、活用方法などを詳しく解説しています。自社のターゲットを明確にし、今後の採用工数を削減していきましょう。
▼株式会社ｂサーチ｜採用スマートナビ｜【テンプレート付】欲しい人材を確実に採る為の採用ペルソナ設定方法
https://www.bsearch.co.jp/media/hiring-persona
手法を決定するポイントを解説
応募者のターゲットを明確にすることができたら、次は採用手法を決めていきましょう。
昨今の日本は、労働人口の減少や働き方の多様性によって求人倍率が上昇し、売り手市場が続いています。そのため、企業は少ない求職者を取り合う状況です。その少ない求職者の中から自社にマッチした人材を確保することが難しい時代になっています。
ここでは、採用計画やペルソナ設定にて明らかになった、自社のターゲットに適した採用手法を用いることがポイントです。一般的な採用手法は以下のようなものがあります。
・求人広告（掲載課金型・成功報酬型・クリック課金型 など）
・ダイレクトリクルーティング
・転職フェアやイベントへの出展
・紙媒体
・SNS運用 など
上記の中でも、母集団形成しやすい採用手法は「求人広告」になります。求人は数十万～数百万人の求職者が登録しているため、多くの層にリーチが可能です。
また、求人広告には掲載課金型や成功報酬型、クリック課金型など様々な種類があります。
◆掲載課金型…広告枠を掲載することで料金がかかるもの。
（媒体：マイナビ転職、doda（デューダ）、type（タイプ）、イーキャリア など）
◆成功報酬型…掲載費用は0円から始める事ができ、応募や採用の成果が出たときに初めて費用が発生する求人サイト。
（媒体：PROSEEK（プロシーク）、バイトルPRO、評判DB など）
◆クリック課金型…掲載後、応募者が求人をクリックが発生して初めて金額が発生するもの。
（媒体：indeed（インディード）、求人ボックス、エンゲージ（チケット消化型） など）
媒体の種類は多岐にわたり、求人原稿の仕様やコストも異なります。また、多くの企業が求人広告を利用しているため、競争率も高いです。
では、どのようにして自社に合った媒体を選定すればよいのでしょうか。結論、自社に合った求職者からの応募を集めるためには、媒体の特長を把握する必要があります。営業職を採用したい場合、営業職を希望する求職者が多い媒体を選定したり、若手を採用したい場合は、若手ユーザーが多い媒体を選定したりすることで、自社が求める求職者とマッチできる確率が上がります。
例えば、ユーザー登録者数1位の媒体を利用し、応募数を想定よりも大幅に獲得できたとします。しかし、選考を進めていく中で、自社の基準に合った人材がおらず、書類選考や面接の設定など人事担当者の業務量が増えただけとなってしまった。これでは、採用成功とは言えません。応募数の獲得も大切ですが、自社のターゲットに合った人材から応募が来ることで、採用工数の削減につながります。
採用手法は求人広告以外にも、人材紹介サービスやハローワーク、合同説明会など様々あります。最近ではInstagramやX（旧Twitter）などのSNSを利用して母集団を形成している企業が増えてきています。SNSでは職場の雰囲気や実際に働いている社員の雰囲気などを、写真や動画を用いてカジュアルに伝えることができます。SNS利用して新たな角度から自社の魅力を発信し、ターゲットに合った求職者を集めるのも良いでしょう。
【採用工数を削減する方法②】時代の流れはオンライン選考！コスト削減にも効果的
2つ目は、オンライン選考を取り入れることです。今までは対面での面接が主流でしたが、新型コロナウイルス拡大の影響により、オンライン選考の需要が急速に高まりました。最近では、多くの企業が積極的にオンライン選考を取り入れています。オンライン選考を導入することで得られるメリットは以下のようなものがあります。
・資料配布をデータ共有で行えるため、印刷コストや配布工数を削減できる
・求職者の移動がないため、面接会場の設営が不要
・遠方に住む方や現職が忙しい方へもアプローチが可能
・企業として対応力の高さを印象付けることができ、オンライン選考を取り入れていない他社と差別化できる など
それでは早速オンライン選考を行う前に、事前準備を行いましょう。難しい作業は一切ありません。まずは、PCやスマートフォン、タブレットなどの通信端末の準備を行います。大きな画面だと、より相手の表情が分かるため、仕様端末はPCをおすすめします。使用する通信端末が決まったら、ツールのダウンロードとアカウント作成を行います。メールアドレスやパスワードの設定のみですので、簡単にアカウント作成できます。また、ツールはZoom（ズーム）やMicrosoft Teams（マイクロソフト チームズ）などが主流です。以下それぞれのツールの特長について簡単に解説します。
1.Zoom（ズーム）
Zoomとは、Zoomビデオコミュニケーションズ社が開発した、国内外問わず全世界で利用されているオンライン会議ツールです。
会議ツールは、膨大な通信量となり、通信が不安定な印象がありますが、Zoom独自の映像圧縮技術により、比較的少ない通信量で、安定した映像や音声通信を行えるため、「音声が途切れて会話がスムーズに行えない」「通信接続が途切れてしまい、入出を繰り返さないといけない」といった心配が少ないのがメリットです。また、無料でミーティングの様子を動画ファイルとして保存できるレコーディング機能が利用できたり、他のユーザーからミーティングに招待された場合、アカウント作成をしなくても参加できたり、ビジネス用のバーチャル背景が多様だったりと様々なメリットがあります。
2.Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
TeamsとはMicrosoftが開発したビジネス向けのチャットツールです。Teamsも参加者のアカウント作成が不要であったり、業務に欠かせないOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excelなど）と連携することができたりと、多くのメリットがあります。中でもOfficeアプリケーションの連携が可能であることによって、他メンバーとファイルの共同編集や管理、共有ができるため、人事部間で共同作業の促進を行え、作業効率を上げることができます。そのため、日頃Officeアプリケーションにて作業を行っている場合、非常におすすめのツールです。
以上、2つのオンラインツールの特長を解説しました。機能としてはどちらも大差はありません。通信の安定性を重要視しいたい場合はZoom、Officeアプリケーションの連携を行い業務効率化も図りたい場合はTeamsがおすすめです。どちらも利用者数が多く優秀で人気が高いツールであるため、企業によっては両ツールをうまく使い分けて使用しているところもあります。現在の選考方法を見直すことで採用工数やコストも削減できます。是非、活用してみてください。
【採用工数を削減する方法③】業務効率化が難しい業務も、ツール導入で可能にする
3つ目はツールを活用することです。最近、採用DX化に取り組んでいる企業が増えています。採用DX化とは、採用活動に新たな技術やサービスなどを積極的に取り入れて採用業務の負担を削減し、業務の効率化を実現することです。
採用担当者は、自社の採用計画の基準に基づいて幅広い業務を行います。その中で、どれだけ業務の効率を上げることができるかが大切です。そこで今回は、採用の業務効率化を実現し、工数削減につながるおすすめのツールを3つ解説します。
3-1.ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理とは、株式会社 DONUTSが展開している採用管理システムです。 特長は、応募者の獲得や候補者の管理、選考の実施、採用活動の進捗把握・効果分析など幅広い便利な機能がある点や、ITツールが得意ではない人でも分かりやすいように、直感的な仕様となっており使いやすい点など、採用担当者にとって魅力的なツールです。実際に150,000社以上の導入実績があり、有料利用ユーザー数は300万人を突破しています。
また、ジョブカン採用管理は媒体連携も可能です。先ほどご紹介させていただいたオンラインツールのZoomとも連携が可能であり、面接の日程の設定に加えて、URLも作成でき、素早く候補者に連絡ができます。さらに、メールテンプレートの作成や一括送信機能もあり、業務効率を上げること以外にも、対応漏れや誤字脱字などのミスも削減できます。
◇料金について
料金プランは、無料プランと有料プランがあります。さらに、有料プランは、LITEプランとSTANDARDプランの2つに分けることができます。この2つのプランの違いは、求人媒体の自動連携の有無です。求人媒体の自動連携とは、ジョブカンの管理画面から、複数の求人媒体に求人情報を一括で掲載・更新できる機能です。この機能があれば、媒体ごとにログインして、手作業で登録する必要がなくなります。
求人媒体の自動連携を行いたい場合は、STANDARDプラン、不必要であればLITEプランとなります。候補者の登録数にもよりますが、STANDARDプランは月額3万円～、LITEプランは月額8,500円～にて利用可能です。
ジョブカン採用管理は多くの機能が利用できることはもちろん、料金の安さも魅力です。また、30日間の無料トライアルもでき、期間中は有料機能も利用できるため、機能を試してみてから導入するのもよいでしょう。
3-2.PRaiO（プライオ）
PRaiOとは、株式会社マイナビと株式会社三菱総合研究所が共同開発したAIを活用した書類選考支援ツールです。書類選考で提出する書類データをAIが読み込み、診断結果を提示してくれます。具体的な診断機能は以下になります。
・優先度診断…過去の選考情報を元にフォロー強化を行うべき応募者を優先度5段階で診断。
・剽窃診断…剽窃内容や剽窃度を検知し、可視化。
・文章特徴診断…文章を深層的に分析し、応募者の個性や能力を多角的に把握。
実際に、書類選考に時間がかかりすぎている企業がPRaiOの導入を行ったところ、エントリーシート選考にかける時間を約40%削減でき、他の採用業務に時間を割くことができたといった声もあります。また、「フォロー優先度」が高い学生に対して、手厚くフォローを行うことができるため、採用人数を2倍に増やすことができたなど、多くの効果実績があります。
◇料金について
具体的な料金に関しては、HPから要問合せとなります。また、無料トライアルを90日間実施できます。無料トライアルでは過去の応募状況や、選考結果データを活用し、優先度スコアや文章特徴スコア、ワードサマリ、精度検証レポートを試すことができます。実際に使用し、採用工数をどれくらい削減できるかなどを確認してから導入するのも良いでしょう。
3-3.採用一括かんりくん
採用一括かんりくんとは、HRクラウド株式会社が開発した採用管理システムです。特長は、採用に関わる業務を全てかんりくんで一括管理できる点です。候補者管理やメッセージ管理、スケジュール管理、WEB会議連携などの13種類の基本機能と、LINE連携やCUBIC適性検査などの4種類のオプション機能から構成されています。また、管理画面がシンプルで操作しやすい点や、候補者側がマイページの登録をしなくてよい点、ユーザー数やデータ量が増えても料金が変動しない点など多くのメリットがあり、業界業種問わず、導入している企業も多いです。
◇料金について
料金についてはHPにて要問合せになります。導入前の打ち合わせにて、企業の採用設計や基準などを相談し、その企業にあった最適なプランを提案してくれます。また、HPより資料請求や見積依頼もできるため、まずは情報収集から始めるのも良いでしょう。
以上、今回は3つのツールについて解説しました。どれも採用工数の減らすために効果的なツールです。自社の採用課題に合ったツールを使用し、採用工数の削減に繋げましょう。
【採用工数を削減する方法④】代行を活用し業務の効率化と質を高める
4つ目は採用代行を活用することです。採用代行とは、企業の採用業務の一部もしくは全てを、外部の専門業者に委託するサービスであり、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれています。
採用代行では、求人作成や面接日程の調整、応募者の選考、など内容は多岐にわたります。採用代行は、採用に関する専門的な知識を持つプロの方が、最新の採用技術やツールを駆使して対応してくれるため、より効率的かつ効果的に採用を実現できます。
採用代行を導入することで、上記の内容を委託できるため、採用工数を大きく削減することができます。また、企業側が提示した募集要項をもとに候補者を探すため、自社のニーズに関連した人材を見つけやすくなったり、求人作成も任せられるため、求人募集までのリードタイムを短くすることができたりと、メリットが多くあります。
今回は採用代行サービスを提供しているオススメ3社の紹介をします。自社のニーズに合った採用代行サービスを利用できるよう、導入時の比較検討に是非ご活用ください。
株式会社bサーチ
株式会社bサーチは、求人広告代理店として長年実績を積んだ採用ノウハウから採用代行業務だけでなく求人広告運用・改善を総合的に支援をしています。
また広告代理店なので、「リクルート」等の掲載型の媒体だけでなく、「indeed」や「求人ボックス」といった運用型の広告媒体、「エンゲージ」のAIスカウト代行や「dodaダイレクト」や「ビズリーチ」といったダイレクトリクルーティングサービスでの支援も可能です。
株式会社bサーチが行っている採用代行サービス「採善策」とは、採用代行のプロが採用人事の担当者様や会社経営者の方に代わって、スカウトの配信、企業管理画面運用設定、採用ツールへの入力、面接日の設定、合否の連絡等を行い採用活動のプランニングから採用目標達成まで一貫して代行するサービスとなっております。そのため、採用工数を大きく削減することが可能です。
採用代行サービス「採善策」をご利用いただいた企業様のなかには、費用対効果が約3倍、応募数が約15倍、来社率が25％→57％までUPした企業もあります。
また、打ち合わせを毎月1回以上行うことで、採用に関する不明点やお互いの認識の齟齬を埋めることができるため安心してお任せできる点も魅力です。さらに、打ち合わせ以外でも、Chatworkという最新チャットツールで簡単にスピーディーなやりとりが可能です。
▼株式会社ｂサーチ｜企業HP
https://www.bsearch.co.jp/recruit/?category=category1&tags%5B%5D=tag1
株式会社ネオキャリア
株式会社ネオキャリアは採用支援サービスを中心に、人材派遣や人材紹介など、多彩な人材ニーズにマッチしたソリューションを提供している会社です。10,000社を超える採用支援実績から得たノウハウを活かして、採用成功に繋げます。
また、採用専門の大規模なコールセンターを保有し、土日祝日・夜間まで柔軟な対応が可能です。そのため、応募者を逃がさない体制が整っており、母集団を増加させることができます。
採用代行のプランに固定のものはなく、カスタマイズを行い最低限の価格で運用できるのも魅力です。
▼株式会社ネオキャリア｜企業HP
https://www.neo-career.co.jp/humanresource/service-list/
株式会社ONE
株式会社ONEは、あらゆるニーズに対して多彩な手法やサービスでアプローチし、課題解決を目指しています。多くのサポート実績もあり、求人媒体の取り扱いも豊富です。
また、雇用形態に限らず対応が可能であり、それぞれの雇用形態に合った採用支援サービスを提供してくれます。
他にも株式会社ONEのスタッフは求人広告業界や採用コンサルタント、企業人事出身など採用のエキスパートで構成されているというのも大きな特徴です。そのため、より本質的な採用を目指してサポートしてくれます。
▼株式会社ONE｜企業HP
https://one-group.jp/humanresource/service/index.html
以上、採用代行サービスを提供しているオススメの企業3社をご紹介しました。「採用工数を削減したい…」といった悩みや不満を抱えているのであれば、一度「採用代行（RPO）サービス」の導入を検討してみても良いのではないでしょうか。
採用業務については採用代行を活用してアウトソーシングすることで、採用担当者は他の業務に注力できるという大きなメリットがあります。また、採用のプロの知見を活かすことで、自社の採用力の向上にもつなげられます。
まとめ
この記事では、採用工数を削減する方法について解説しました。
まずは母集団形成の見直しを行い、今後の採用計画を今よりも明確化しましょう。現在オンライン選考や採用ツール、採用代行を導入していない場合は、導入することで大幅に採用工数削減が期待できます。
採用工数を削減することで、業務の質が上がったり、他業務にも力を入れることができたりと多くのメリットが生まれます。自社に合った人材が入社して活躍していただけるよう、取り組みましょう。
求人広告代理店である株式会社ｂサーチでも、採用代行を行っており、採用成功をサポートしています。これまでのノウハウを駆使し、採用のお手伝いをさせていただきます。採用活動に関してお困りごとがあれば、お気軽にお問合せください。
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