リファレンスチェックとは、採用選考において候補者の前職での働きぶりや人柄を第三者に確認する調査のことです。
この記事では、リファレンスチェックの基本的な意味から、採用における目的、具体的な実施の流れ、よくある質問、そして企業と候補者双方の注意点までを網羅的に解説します。
リファレンスチェックを正しく理解し、適切に実施または対応するためのポイントを押さえましょう。
目次
リファレンスチェックの基本を理解しよう
リファレンスチェックは、採用選考の精度を高める手法として注目されています。
転職が一般的になる中で、書類や面接だけでは分からない候補者の客観的な情報を得るために導入する企業が増加しました。
ここでは、リファレンスチェックの正確な意味や、混同されがちな前職調査との違い、そして日本で注目されるようになった背景について、基本的な内容を説明します。
リファレンスチェックとは？採用候補者の情報を第三者から取得する調査
リファレンスチェックとは、採用候補者の実績や人物像について、前職の上司や同僚といった第三者から情報を取得する調査のことです。
主な目的は、候補者から提出された情報と第三者からの客観的な内容を照らし合わせ、採用のミスマッチを減らす点にあります。
調査は採用企業が直接行う場合と、専門の第三者機関へ委託する場合がありますが、いずれも候補者本人の同意を得た上で行われます。
前職調査（バックグラウンドチェック）との明確な違い
リファレンスチェックと前職調査（バックグラウンドチェック）は、調査の範囲と目的に明確な違いがあります。
前職調査は、履歴書や職務経歴書に記載された学歴や職歴に虚偽がないかを確認し、時には候補者の同意を得て犯罪歴や破産歴まで調査します。
これと比較してリファレンスチェックは、主に候補者の勤務態度やスキル、人柄といった内面的な情報を得るのが目的です。
法律上の観点からも、調査できる範囲がそれぞれ異なります。
なぜ今、リファレンスチェックが注目されるのか？実施される背景
リファレンスチェックが注目される背景には、転職市場の活性化があります。
終身雇用が前提でなくなった現在、多くの企業が採用のミスマッチを防ぐことを重視しており、その有効な手段として導入が進みました。
もともとは外資系企業で一般的な手法でしたが、近年では日本の大手企業や、高い専門性が求められる金融、経理といった職種でもリファレンスチェックを行う企業が増えています。
エン転職やマイナビなどの求人サイトでも、選考フローにリファレンスチェックの有無が明記されているケースがあり、採用手法として定着しつつあります。
企業と候補者双方にとってのリファレンスチェックのメリットとは？
リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぎたい企業側だけでなく、自身を正しく評価してもらいたい候補者側にもメリットがあります。
企業にとっては客観的な情報を得られる機会であり、候補者にとっては自己PRを補強する材料となります。
このプロセスを正しく理解し活用することで、会社と個人の双方にとって、より良いマッチングが実現可能です。
【企業側】採用ミスマッチ防止や経歴の裏付けが主な目的
企業側の最大のメリットは、採用ミスマッチのリスクを大幅に低減できる点です。
面接だけでは見極めきれない候補者の実際の働きぶりやチーム内での役割、人柄などを第三者の視点から確認できます。
これにより、社風やチームとの相性をより正確に判断し、入社後の早期退職といったトラブルを防ぎます。
また、候補者が申告した経歴や実績の裏付けを取ることで、採用後、期待したパフォーマンスを発揮できないといった問題の発生を未然に回避します。
【候補者側】自己PRの補強や入社後のスムーズな適応につながる
候補者にとってのメリットは、面接で伝えきれなかった自身の強みや実績を、客観的な評価によって補強できる点です。
第三者からの肯定的な評価は、自己PRの信憑性を高める強力な材料となります。
また、企業側が候補者の人柄や得意な業務スタイル、あるいは弱みや苦手な環境を事前に把握してくれることで、入社後の適切な人員配置や業務配分につながります。
これにより、新しい職場環境へスムーズに適応しやすくなります。
リファレンスチェックはどのように進む？全体の流れを解説
リファレンスチェックは、どのように進められるのでしょうか。
一般的には、企業が候補者から同意を得るところから始まり、推薦者の選定、実際のヒアリング、そして結果の評価というステップで進みます。
この全体の流れや、それぞれの段階でのやり方を事前に把握しておくことで、企業も候補者もスムーズに対応できます。
ここでは、具体的な5つのステップに分けて、その進め方を解説します。
ステップ1：企業から候補者へ実施の同意を得る
リファレンスチェックの最初のステップは、企業が候補者に対して実施の意思を伝え、書面やメールで正式な同意を得ることです。
同意なく進めることは個人情報保護法に抵触するため、このプロセスは必須となります。
実施の連絡が来るタイミングは、選考の最終段階である最終面接後や内定前が一般的です。
入社前の手続きの一環として、内定後に行われるケースもあります。
ステップ2：候補者が推薦者を選定し依頼する
企業の同意を得た後、候補者はリファレンスチェックに協力してくれる推薦者を選定し、依頼します。
推薦者には、リファレンスチェックの目的や協力してほしい内容を丁寧に説明し、内諾を得なければなりません。
承諾を得られたら、推薦者の氏名や連絡先などの情報を企業に提出します。
推薦者への依頼はメールで行うのが一般的ですが、協力してもらった後には、改めてお礼の連絡をするなど、迷惑がかからないよう配慮が求められます。
ステップ3：推薦者との日程調整と質問項目の準備
候補者から推薦者の情報を得た企業は、推薦者と直接連絡を取り、電話やオンラインでの面談日程を調整します。
書面やWebフォームでの回答を依頼する場合は、その旨を伝えて協力を求めます。
同時に、企業は候補者のどのような情報を確認したいかに基づいて、具体的な質問項目を準備します。
質問の書き方としては、汎用的なテンプレートを参考にしつつ、募集ポジションに求められるスキルや資質を確認できるような、独自の質問を加えることが効果的です。
ステップ4：電話または書面でリファレンスチェックを実施
日程調整後、実際にリファレンスチェックが実施されます。
主な方法としては、電話でのヒアリング、メールや郵送による書面でのアンケート、またはオンラインのWebシステムを利用した形式があります。
近年では、効率性や回答のしやすさから、専用のサービスやツールを利用したオンライン形式が増えています。
これらのシステムは、回答内容をデータとして管理しやすく、客観的な評価レポートを作成しやすいという特徴を持っています。
ステップ5：企業がチェック内容を評価し採用判断に活用する
リファレンスチェック実施後、企業は推薦者からの回答内容をまとめたレポートを確認し、評価を行います。
この情報は、面接での候補者の発言や提出書類の内容と照らし合わせ、信憑性や客観性を判断する材料となります。
リファレンスチェック後の結果は、最終的な採用可否の判断に影響を与えるだけでなく、内定が決まった場合には、入社後の配属先や育成プランを検討するための参考情報としても活用されることがあります。
リファレンスチェックで実際に聞かれる質問項目例
リファレンスチェックでは、候補者の働きぶりや人柄を多角的に把握するため、いくつかのカテゴリに分けて質問が行われます。
具体的には、客観的な事実である勤務態度、具体的な業務実績やスキル、そしてチーム内での立ち居振る舞いに関する人間性などです。
ここでは、それぞれのカテゴリで実際に聞かれることの多い質問項目の例を紹介します。
勤務態度や勤怠に関する客観的な事実
このカテゴリでは、候補者の社会人としての基本的な姿勢を確認する質問が中心です。
例えば、「候補者とのご関係と、一緒に働いていた期間を教えてください」「遅刻や欠勤の頻度はどの程度でしたか」「勤務態度は誠実でしたか」といった、客観的な事実に基づいた質問がされます。
また、業務への影響を把握するために、過去の休職経験の有無やその理由について尋ねられる場合もあります。
業務実績や仕事におけるスキル・能力
候補者の業務遂行能力や専門スキルを具体的に把握するための質問も重要です。
例えば、「担当していた役職と具体的な業務内容を教えてください」「どのような業務で成果を上げていましたか」「最大の強みと、逆に改善が必要だと感じた点は何ですか」といった内容が聞かれます。
これにより、候補者がアピールする実績やスキルが、客観的な事実と一致するかを確認します。
年収が実績に見合っていたかどうかも、間接的な評価項目となり得ます。
人柄やコミュニケーション能力、チームでの役割
候補者の人柄や協調性を確認し、組織への適応力を見極めるための質問も行われます。
具体的には、「チーム内ではどのような役割を担うことが多かったですか」「周囲のメンバーとどのようにコミュニケーションを取っていましたか」「ストレスのかかる状況にどう対処していましたか」といった質問です。
これにより、自己PRだけでは分かりにくい人間性や、組織の一員として円滑に業務を進められるかどうかを判断します。
【候補者向け】リファレンスチェックを受ける際の注意点と準備
企業からリファレンスチェックを求められると、多くの候補者は不安を感じるかもしれません。
しかし、適切な準備と対応を心がければ、不利になるどころか、むしろ自己アピールを補強する絶好の機会となり得ます。
ここでは、推薦者の選び方から現職に知られずに進める方法、そして万が一拒否したい場合の伝え方まで、候補者が知っておくべき注意点と準備について解説します。
推薦者は誰に頼むべき？信頼できる上司・同僚の選び方
推薦者の選び方は非常に重要です。
最も適しているのは、自分の働きぶりを客観的かつ好意的に評価してくれる前職の直属の上司です。
上司への依頼が難しい場合は、業務内容をよく理解している同僚や先輩でも構いません。
企業によっては2名や3名など、複数の推薦者を求められることもあるため、あらかじめ複数人の候補を考えておくと安心です。
友人や家族は客観性に欠けるため避けるべきであり、取引先が対象者として認められるかは企業によります。
現職に知られずにリファレンスチェックを進める方法
在職中に転職活動をしている場合、現職の関係者に依頼すると活動が露見するリスクがあります。
この場合、すでに退職している前職や前々職の上司・同僚に依頼するのが最も安全で一般的な方法です。
採用企業も候補者の状況は理解しているため、現職に依頼できない事情を正直に伝えれば、柔軟に対応してくれるケースがほとんどです。
まずは採用担当者に相談し、誰に依頼するのが適切かを確認しましょう。
ネガティブな評価をされないための推薦者への事前準備
推薦を依頼する際には、事前の情報共有が不可欠です。
応募している企業名、職種、そしてその仕事で活かしたい自身の強みや実績などを具体的に伝えておきましょう。
これにより、面接で話した内容と推薦者からの評価に一貫性が生まれ、アピールの信頼性が高まります。
想定される質問について事前に共有し、どのような回答例が考えられるかを相談しておくことで、推薦者も安心してスムーズに回答できます。
リファレンスチェックは拒否できる？辞退する場合の伝え方
リファレンスチェックは候補者の同意なしには実施できないため、拒否すること自体は可能です。
しかし、正当な理由なく断ると、何か隠したいことがあるのではないかと企業に不信感を与え、選考に不利に働く可能性が極めて高いです。
どうしても拒否したい場合は、「推薦者との関係性が悪化している」「退職してから年月が経ちすぎている」など、正直かつ丁寧な伝え方を心がけましょう。
ただし、拒否の仕方によっては選考辞退と見なされることもあります。
【企業向け】リファレンスチェックを正しく実施するための注意点
リファレンスチェックは、採用の精度を高める有効な手段ですが、実施方法を誤ると法的なリスクを伴い、無駄なコストになる可能性もあります。
候補者の権利を尊重し、得られた情報を適切に扱う責任があることを忘れてはなりません。
ここでは、企業がコンプライアンスを遵守し、効果的なリファレンスチェックを実施するために押さえておくべき4つの注意点を解説します。
候補者本人からの同意なしでの実施は違法
最も重要な注意点は、必ず候補者本人から明確な同意を得ることです。
候補者に無断で前職の企業や関係者に連絡を取り、情報を取得する行為は個人情報保護法に違反し、違法となります。
コンプライアンスの観点から、必ず書面や電子署名付きのメールなど、記録に残る形で同意書を取得した上で実施しなければなりません。
口頭での同意のみで進めることは避けるべきです。
個人情報保護法の内容を必ず遵守する
リファレンスチェックで取得する情報は、個人情報保護法に則って適切に取り扱う必要があります。
収集する情報は採用選考という目的の範囲内に限定し、業務に関係のないプライベートな内容や、人種、信条、病歴といった要配慮個人情報を本人の明確な同意なく取得してはいけません。
また、取得した情報は厳重に管理し、採用以外の目的で利用したり、第三者に漏洩したりすることがないよう、管理体制を徹底します。
チェック結果のみを理由とした内定取り消しは困難
リファレンスチェックの結果を理由に内定を取り消すことは、法的に難しい場合がある点を理解しておく必要があります。
日本の法律では、内定は「解約権留保付労働契約」が成立した状態と解釈されます。
そのため、申告内容に重大な虚偽があった場合など、客観的に見て合理的な理由がなければ、不当解雇として法的なトラブルに発展するリスクがあります。
あくまで判断材料の一つとして慎重に扱うべきです。
推薦者からの情報は客観的な視点で判断する
推薦者からの情報は、あくまでその個人の主観が含まれたものであることを念頭に置いて評価する必要があります。
候補者との個人的な関係性によって、評価が過度に肯定的、あるいは否定的になる可能性も否定できません。
そのため、一人の意見を鵜呑みにするのではなく、複数の推薦者から話を聞いたり、面接での印象や事実と照らし合わせたりするなど、多角的な視点から客観的に判断することが求められます。
リファレンスチェックのおすすめサービス
リファレンスチェックを効率的かつ客観的に実施するために、専門の外部サービスを活用する企業が増えています。
これらのサービスは、コンプライアンスに対応したフローの提供や、オンラインでのスムーズな回答収集、客観的なレポート作成などを通じて、採用担当者の負担を軽減します。
ここでは、代表的なリファレンスチェックサービスをいくつか紹介します。
back check（バックチェック）
backcheckは、オンラインで簡単にリファレンスチェックが完結するサービスです。
月額費用がかからず、1件から利用できる料金体系が特徴で、スタートアップから大手企業まで幅広く導入されています。
候補者や推薦者の手間を最小限に抑えつつ、最短即日でレポートを取得できるスピード感も魅力です。
SNSチェックなどのオプションも提供しており、多角的な調査が可能です。
mikiwameWeb・SNSチェックサービス
mikiwameは、Web上の公開情報やSNSの投稿内容を調査することに特化したサービスです。
候補者のネット上での言動を分析し、コンプライアンス違反や情報漏洩、反社会的言動といった潜在的な採用リスクを可視化します。
特に、企業のレピュテーションリスク管理を重視する場合や、公的な立場に就く人材の採用において有効な手段となります。
バックグラウンドチェック
バックグラウンドチェックは、リファレンスチェックよりもさらに広範な調査を行うサービスを指します。
学歴や職歴の公的記録の確認、破産歴、民事訴訟歴、反社会的勢力との関わりの有無など、より深く候補者の経歴を調査します。
金融機関や役員クラスの採用など、特に高い信頼性やコンプライアンスが求められるポジションで利用されることが多い手法です。
リファレンスチェックに関するよくある質問
リファレンスチェックについて、候補者からも企業からも多くの質問が寄せられます。
ここでは、特に頻繁に聞かれる質問に対して、簡潔に回答します。
Q. リファレンスチェックを依頼できる人がいない場合はどうすればいいですか？
まずは正直に採用企業へ相談してください。
頼める人がいない事情を説明すれば、前々職の上司や同僚、業務委託先の担当者など、代替案を検討してもらえるケースがほとんどです。
やむを得ない理由と判断されれば、リファレンスチェックなしで選考を進めてくれる場合もあります。
就職への意欲を示すためにも、隠さずに相談することが重要です。
Q. リファレンスチェックの結果が悪かったら不採用になりますか？
必ずしも不採用になるとは限りません。
企業は面接での評価や他の応募書類と合わせて総合的に判断するためです。
推薦者との相性が悪かった可能性も考慮されます。
ただし、面接での申告内容との著しい矛盾や、経歴詐称などの重大なNG項目が発覚した場合は、不採用の直接的な原因となる可能性があります。
Q. リファレンスチェックの費用は誰が負担するのですか？
費用はすべて実施する企業側が負担します。
候補者や推薦者に費用が請求されることは一切ありません。
外部の専門サービスを利用する場合の料金も同様に企業が支払うため、候補者や推薦者は無料で協力することになります。
そのため、費用面での心配は不要です。
まとめ
リファレンスチェックとは、応募者の過去の働きぶりや人物像を第三者から確認する採用手法です。近年は様々なサービスや専門業者への代行依頼も増え、日系企業だけでなく外資系会社でも実施率が上がっています。人事が行う場合もあれば、転職エージェントや採用支援エージェント経由でgoサイン後、ほぼ内定段階で実施されることが多いです。新卒採用では大学関係者、転職やアルバイト経験者では上司や部下など複数人数に確認するケースもあります。
質問内容は「どんな役割だったか」「業界理解」「周囲との関係性」などで、質問例としては「任せられる業務レベル」「時間管理」「再雇用したいか」など。虚偽があると後でバレる可能性もあります。義務ではありませんが、企業側のリスク回避が目的です。一方、プライバシー配慮が必要で、同意なく実施すると問題になります。断られた場合やネガティブ評価で落ちる可能性がある点はデメリットでもあります。
私たちは日系企業・外資系企業を問わず、人事領域におけるリファレンスチェックとは何か、その目的や方法、質問内容、注意点まで具体的に解説・導入支援を行う会社です。中途採用や新卒、アルバイト採用まで対応し、転職エージェント連携やエージェント向け支援、チェック代行サービスの比較、実施率の設計なども行っています。
「誰に頼む？」「頼める人がいない」「前職の上司に連絡してバレるのが不安」「拒否できる？」「断られたら落ちる？」といった現場の悩みに対し、プライバシー配慮・個人情報保護法・法律面の確認を前提に、違法にならない形式での実施方法を提案。質問例や質問内容の作り方、電話・メールでの連絡タイミング、人数設定、推薦者の選び方、ネガティブ評価が採用後・入社後に与える影響、経歴詐称や無断実施によるトラブル・内定取り消しリスクまで、具体的にレポートします。
バックグラウンドチェックや前職調査の有無、デメリット、企業側の責任、実施義務の有無、ツールや業者選定、無料相談の可否なども含め、選考・面接フェーズからほぼ内定後のgo判断まで一気通貫でサポート。履歴書・経歴確認だけでは見えない「自分では分からない評価」を可視化し、採用の質向上と問題の未然防止を強みとする人材採用支援企業です。